2013年4月11日星期四

勇於表達、時而後言

現在香港和中國大陸在多方面的交往也十分頻繁,以我任職的公司為例,除了香港以外,在中國大陸亦設有十多所辦事處,令兩地的同事有更多機會交流和接觸。公司亦有安排兩地同事作短期或長期的調遷,這樣不期然令人會把中國大陸和香港的同事作比較。曾接觸我們中國大陸同事的人士,一般都感到在一些內部會議上,中國大陸同事比較踴躍地發言。我認為這點跟性格害羞與否無關,我們作為稅務專業顧問,無論寫作和說話都要有一定的技巧,而在一個內部會議上,都應該儘量表達自己的意見,很多內部會議都會提及每天工作的情形及行政安排,大多不涉及專業技術問題,與會者應該都不難就該些課題發言。
 
很多人把這問題歸咎於香港的填鴨式教育制度。學生在昔日的課室裡習慣了只是一面倒聽老師授課,很少勇於舉手發問或答題。一些所謂名校和國際學校則比較鼓勵學生在堂上勇於發言,表達自己的意見。其實近年情況已有改善,課堂上已增加了不少師生的互動。在職場上,我常常鼓勵香港同事在會議上多些發言,尤其在談及他們日常工作的問題時,他們一定會有自己的經驗和體會,所以應當儘量表達。
 
甚麼時候說甚麼話其實也是一門很高深的學問,亦是一種需要把握的技巧。所謂「時而後言,人不厭其言」。無論我們和上司、下屬、父母、子女談話時,都應當找一個適當的時間和場合來說,不應該想到便馬上說。同樣地在一個辦公室的內部會議上,如果談及和自己有關的問題時,就應該是自己表達意見的最佳時機。
 
除了要勇於發言,還要注意兩點:一是說話不宜太長,因為說話太長會妨礙別人響應和表達的機會;二是應爭取在最適當的時候說話,在這方面我有兩個很截然不同的經驗可分享。一是在內部的小組會議上,雖然有二、三十名同事出席,但很多同事也不發一言,我要逐一點名提問他們才肯表達對該問題的意見。另外我亦記起曾參與一個稅務專題小組討論,雖然只有數人出席,包括外國人,當時一位中國籍的同事表示他多番嘗試也插不進嘴,我還記得事後他表示為此特意修讀了Dale CarnegiePublic Speaking Course,以求爭取到日後可在雄辯滔滔的稅務討論時抓緊機會表達意見。這種「時而後言」技巧不論對學生或在職人士也很管用,我知道從前同學應考會考及高考試,不論中英文科均設有一個專題討論,即是在一個四至六人的小組內,就一個專題互相討論及爭辯,在這種情況下發言太少固然不利,說話過多而沒讓其他人回應同樣會被扣分。
 
我知道很多公司在面試過程中也有Group Assessment 這個環節,即安排幾位應徵者參與一個小組,一起討論一個專題,評核者在旁觀察他們的臨場發揮。這個環節的難度在於其他參與小組討論的全是陌生人,你不清楚對方會否說得太多或太少,而我們最容易給人留下印象的就是我們的發言時間和內容多寡。相熟的朋友不妨就此多加練習和互相提點。如果你留意到某人發言太少或太多,甚至有時講說話開罪了別人,作為好友可提點朋友注意措辭。一個簡單的練習模式就是訓練講故事的技巧,例如:你可向朋友簡述昨晚看過的電視劇集,如果對方聽得明白又能抓住劇情重點,這證明你的演繹是成功的。如果你能把這種技巧應用在工作上,那便無往而不利了!
 
(轉載Career Times Online – HR Columnists)