2013年4月25日星期四

面試面面觀〔三〕有備而戰 隨機應變


今期是我在「面試面面觀」這個課題上和大家分享經驗的最後一期。

面試的準備工夫不在於面試當天整裝待發,而是在於接獲面試通知後,立即開始對面試的公司或組織進行資料搜集以增加認識。一般公司資料可在網上搜尋,尤其是求職面試者,必須對所應徵公司的性質,在行內的定位及其優勝之處等有一定程度的認識。如果有親友曾經在那所公司工作,更可向他們詢問有關該公司的情況。面試前除了搜集公司的背景資料外,亦須留意該公司的最新動向和發展,因為若能在面談時提及這些資料,不但能令考核者覺得你事前做足功課,有備而戰,亦可證明你對那份工作的重視程度和對面試的誠意。

到了面試的時候,一般人都會明白所謂「不亢不卑」的道理,其實「亢」與「卑」亦要因應你應徵的職位而作出修訂,申請的職位愈高,你更須表現出你的專長、技巧、深度和自信。除了這幾方面外,臨場發揮一些隨機應變技巧亦非常重要。一般考核者採用的提問的方式是從你的答案中再衍生出一些問題,亦即是說如果你想和對方分享一些經驗和實例,你便須準備好考核者會追問下去。如果考核者從你的答案中提出其他問題和評論,你應隨着他的問題再作反應。

其實很多時在面試時的提問,是始於你寫在履歷上的一些工作經驗或過去曾參與的學術活動,所以必須先熟讀自己的履歷,並模擬出一些問題和準備答案。另一方面如果是考核者主動提出的一些問題,則不能有甚麽事前準備,更須考驗應變能力,但一般來說都不會考一些技巧性的問題,所以考核者不在乎你的答案,而是重視你能否自圓其說。

切忌只回答「是」、「否」之類的簡短答案,即是說若你答「是」,你便應該即時解釋為甚麽「是」,同樣地答「否」亦應詳述背後的原因。每一個答案切忌太長,因為它會令考核者聆聽你的答案時失去興趣,甚至精神開始不能集中,導致分心。平常多與人交談,習慣講自己的經歷,甚至談及昨天晚上收看電視劇的劇情也有幫助。參與不同的活動而累積較多的經驗,當然也有幫助,最好是能在談話當中提及自己的親身經驗作為例子。

在面試過程中,通常考核者都會問面試者:「你有甚麼問題?」雖然是你在發問問題,但也可影響他人對你的印象。你最好避免發問一些在網上已可輕易搜尋到的公司背景等資料,但是你應徵的崗位所屬的部門架構和職位的工作範圍等,如果時間許可的話,亦可適度地提問,甚至可以就先前考核者發問的一些問題背景或方向提出詢問,但宜注意問題不宜太長太多。

其實面試對所有人來說是一個很好的磨練,每一次嘗試都是珍貴的經驗,日常和別人的交談,嚴格來說也可算是一次面試,因為它會令你在對方心中留下印象。面試當然是一個比較嚴肅的場合,但在過程中也別忘了常帶着你的摯友—你的「笑容」,亦不要因為遇上追加和重複的問題而表現煩躁。你認為自己值得一提的優點和經歷,你亦可在對答中主動地、技巧地帶出,那就無往而不利了。

(轉載Career Times Online HR Columnists)




2013年4月11日星期四

勇於表達、時而後言

現在香港和中國大陸在多方面的交往也十分頻繁,以我任職的公司為例,除了香港以外,在中國大陸亦設有十多所辦事處,令兩地的同事有更多機會交流和接觸。公司亦有安排兩地同事作短期或長期的調遷,這樣不期然令人會把中國大陸和香港的同事作比較。曾接觸我們中國大陸同事的人士,一般都感到在一些內部會議上,中國大陸同事比較踴躍地發言。我認為這點跟性格害羞與否無關,我們作為稅務專業顧問,無論寫作和說話都要有一定的技巧,而在一個內部會議上,都應該儘量表達自己的意見,很多內部會議都會提及每天工作的情形及行政安排,大多不涉及專業技術問題,與會者應該都不難就該些課題發言。
 
很多人把這問題歸咎於香港的填鴨式教育制度。學生在昔日的課室裡習慣了只是一面倒聽老師授課,很少勇於舉手發問或答題。一些所謂名校和國際學校則比較鼓勵學生在堂上勇於發言,表達自己的意見。其實近年情況已有改善,課堂上已增加了不少師生的互動。在職場上,我常常鼓勵香港同事在會議上多些發言,尤其在談及他們日常工作的問題時,他們一定會有自己的經驗和體會,所以應當儘量表達。
 
甚麼時候說甚麼話其實也是一門很高深的學問,亦是一種需要把握的技巧。所謂「時而後言,人不厭其言」。無論我們和上司、下屬、父母、子女談話時,都應當找一個適當的時間和場合來說,不應該想到便馬上說。同樣地在一個辦公室的內部會議上,如果談及和自己有關的問題時,就應該是自己表達意見的最佳時機。
 
除了要勇於發言,還要注意兩點:一是說話不宜太長,因為說話太長會妨礙別人響應和表達的機會;二是應爭取在最適當的時候說話,在這方面我有兩個很截然不同的經驗可分享。一是在內部的小組會議上,雖然有二、三十名同事出席,但很多同事也不發一言,我要逐一點名提問他們才肯表達對該問題的意見。另外我亦記起曾參與一個稅務專題小組討論,雖然只有數人出席,包括外國人,當時一位中國籍的同事表示他多番嘗試也插不進嘴,我還記得事後他表示為此特意修讀了Dale CarnegiePublic Speaking Course,以求爭取到日後可在雄辯滔滔的稅務討論時抓緊機會表達意見。這種「時而後言」技巧不論對學生或在職人士也很管用,我知道從前同學應考會考及高考試,不論中英文科均設有一個專題討論,即是在一個四至六人的小組內,就一個專題互相討論及爭辯,在這種情況下發言太少固然不利,說話過多而沒讓其他人回應同樣會被扣分。
 
我知道很多公司在面試過程中也有Group Assessment 這個環節,即安排幾位應徵者參與一個小組,一起討論一個專題,評核者在旁觀察他們的臨場發揮。這個環節的難度在於其他參與小組討論的全是陌生人,你不清楚對方會否說得太多或太少,而我們最容易給人留下印象的就是我們的發言時間和內容多寡。相熟的朋友不妨就此多加練習和互相提點。如果你留意到某人發言太少或太多,甚至有時講說話開罪了別人,作為好友可提點朋友注意措辭。一個簡單的練習模式就是訓練講故事的技巧,例如:你可向朋友簡述昨晚看過的電視劇集,如果對方聽得明白又能抓住劇情重點,這證明你的演繹是成功的。如果你能把這種技巧應用在工作上,那便無往而不利了!
 
(轉載Career Times Online – HR Columnists)